scannen und drucken

[Charliechen]

Ich suche immer noch nach Lösungen meine Dokumentenverwaltung zu optimieren, was die EInscanndauer und Dateigröße angeht. Wir sind eine Hausarztpraxis mit ca 1000 Scheinen. Ich arbeite mit vielen Fachärzten zusammen und bekomme rel. viel Post. Es werdn bestimmt pro Tag 30-50 DinA Seiten gescannt. Ich bin sei 4 Jahren niedergelassen. Der Ordner "Turbomed" ist gesamt 250 GB groß (davon verbrauchen die eingescannten Dokumente wohl den meisten Platz). Ich sichere die Datenbank jede Nacht automatisch mit Acronis True Image (gesamtes Laufwerk D wird hier jede Nacht auf USB Fetsplatten gesichert, ich habe 4 verschiedene USB Festplatten. Eine benutze ich nur alle 3 Monate. Die anderen wechsele ich täglich. Die Images werden unter "Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag gesichert. Da es ja gepackte Datein sind, ist die Sicherungsdatei (trotz ca 270 GB Gesamtinhalt auf FP D) mit 80 GB erstaunlich klein. Also passen noch 5 verschiedene Dateien für jeden Werktag auf die 500GB USB Platen. Das Ergebnis sind also 3 Festplatten mit je 5 Datein für jeden Wochentag für kutzfdristige tägliche Sicherung und eine 500GB Festplatte mit 5 Datein die nur langfristig überschrieben werden. Wir scannen, indem wir erst den Patienten in der Kartei von Turbomed aufrufen. Dann gehen wir mit STRG i in die Bilverarbeitung und dann auf "Datei einscannen" bzw. F3. Dann dauert es immer ca 10 Sekunden, in denen gar nicht passiert !! Das ärgert mich am meisten !! Hier wird der Druckertreiber geladen. Und hier wäre auch meine erst Frage: Wie kann ich dieses beschleunigen ? Woran mag es liegen, dass das so lange dauert ?? (Info: Wir benutzen ein Brother MFN 7225 Multifunktionslaserdruckergerät zum Scannen). Wenn die Treibersoftware geladen ist, drücken wir den "Start" Knopf der geladenen Treibersoftware. Dann wird das Dokument als jpeg mit 150dpi gescannt. Das geht sehr schnell und unkompliziert. Sowohl mit der Scangeschwindigkeit, als auch mit der Qualität bin ich soweit zufrieden. Danach drücken wir auf esc. Turbomed fragt nach dem Dokumentnamen. Dann wird eingegeben z.b. "NMR Oberbauch Dr. XY vom xx.xx.xx"; danach legt TM eine Zeile mit der Karteiartspalte "bild" an und in der Zeile steht der eingebene Text (siehe oben: "NMR ..").
Nun meine weiteren Fragen:
- geht das auch schneller und unkomplizierter ?
- verbrauche ich so unnötig Festplattenspeicher ?
- ist meine Dateigröße (ca 250 GB in 4 Jahren bei ca 30-50 Dokumenten pro Tag) auffällig groß und liegt das im Rahmen ?
- habe hier im TM wiki den Tipp mit dem pdf Printer gelesen: geht das schneller ? So ganz habe ich den Vorteil zu meinem Verfahren noch nicht verstanden. Aber ich könnte mir folgenden Vorteil denken: Dass laden des Treibers dauert ja immer 10 Sekunden (s.o) Ich könnte mit dem pdf Printer ggf viel scannen hintereinander weg und muss nicht in jeder einzelnen Kartei den treiber über Strg i, F3 neu laden. Zum Schluss könnte ich dann die Dokumente in die einzelnen Kartein des Patienten drucken per pdf Printer und müsste nicht immer wieder den scannertreiber laden ? Aber dafür doch den pdf printer ?? Ist das wirklich schneller?
- ZUr Datensicherung: Ist mein System (habe ich mir selber ausgedacht, da mir die vom TM empf. Lösungen alle zu teuer waren!) fahrlässig oder sicher genug. Ich habe gelesen, dass es ein extra TM Backup gibt von e-werk:
http://turbomed-partner.de/unsere_topan ... ,1,kd.html
TMBACKUP R2 (PRO)
Hintergrund Backupprogramm für TurboMed
das viel sicherer sein soll als Acronis ? Ich kann mir vorstellen, dass Daten die gerade in Bearbeitung sind bei Acronsi nicht mitgesichert werden. Meine HArdware und der Server sind auch nicht mehr die Neusten und ich will nicht Leistung durch irgendwelche Hintergrundprozesser verschenken. Deshalb findet die DAtensicherung immer nur automatisch nachts statt. Morgens tausche ich dann die USB Festplatten: Fertig! Ich hbe einen Raidserver mit 2 FEstplatten. Wenn dann wirklich mal trotz Raid Speigelung ein einzige Tag verloren geht (aber bitte nicht mehr!) kann ich auch noch mit diesem Restrisiko leben. Ist denn meine Art der Sicherung wie beschrieben unverantwortlich ? SOllte ich umsteigen ? Wie gesagt ein Tag, kann ich als Verlust verkraften aber sieht jemand so Gefahr des Komplettverlustes und kann mir nur raten, alles zu ändern ?
Würde mich sehr über Tipps und MEinungen zum Thema "sicheres, schnelles und möglichst preisgünstiges Befundmanagement" freuen.
Danke schon mal

[Kasimir]

Es ist vielleicht nicht die eleganteste Methode, aber bzgl. der Dokumentensicherung habe ich mir eine Batchdatei für robocopy (siehe entsprechende Threads hier im Forum) geschrieben, die dafür sorgt, dass nur die neuen Dokumente und auch nur des laufenden Monats berücksichtigt werden (warum immer alles sichern? Die älteren Dokumente sind ja schon gesichert). Das läuft das alles sehr sehr schnell, in weniger als 30 Sekunden habe ich die am Tag neu gescannten Dokumente auf die drei anderen Rechner der Praxis und meinen USB-Stick oder auf eine externe Festplatte gespeichert.
Der unelegante Haken ist nur, dass ich an jedem 1.Werktag eines Monats die Batchdatei per Hand korrigieren, also auf den neuen Monat umschreiben muss. Aber das dauert ja auch nur eine Minute.
Eine bessere Lösung für eine schnelle Datensicherung habe ich nicht.
Die Praxis-DB wird mittags und abends auf die anderen Rechner und das USB-Gerät gespeichert.
Das dauert auch nur ein paar Minuten, denn die Praxis -DB wird zuerst auf die externe Festplatte gespeichert, die kann ich dann schon abmachen, während die anderen Praxis-PCs ihre Kopie bekommen. Nach spätenstens 10 Minuten kann ich also mitsamt meiner Datensicherung die Praxis verlassen.
Ich würde mich total unwohl fühlen, nicht tgl. meine Datensicherung mit nach Hause nehmen zu können und drauf vertrauen zu müssen, das die allein über Nacht in der Praxis läuft. - Was nützt mir eine Datensicherung, die nur in der Praxis verbleibt, wenn dort mal was passiert? - So ist, tatsächlich, vor einer Woche das Haus, das genau unserer Praxis gegenüberliegt, in der Nacht abgebrannt...

[moose]

Der Ordner "Turbomed" ist gesamt 250 GB

das erschreckt mich jetzt doch
wir sannen seit 2 Jahren alles in pdf.Files
1500 Scheine
Turbomed Ordner 13,5 Gb
1500 Scan im Quartal auch mehrseitige
Aktuell 12000 Dateien in den Dokumenten, selbst wenn man auf Ihre Zahlen hochrechnet kommt man auf ca. 45 Gb aber nicht 250 GB
Wie groß sind bei Ihnen die Scandateien?
Gruß
moose

[Kasimir]

Ich scanne alles als jpg-Dateien ein, seit Mitte 2001.
Habe eben mal nachgeschaut; der Ordner "...Dokumente/Video" umfasst im Moment 85922 Dateien und ist 14,4 GB groß.
Die eingescannten Dateien ( in Graustufen eingescannt), sind 200-300 kb groß

[Charliechen]

In welcher Auflösung scannen Sie denn ? Ich Scanner mit 150 dpi als jpg. Habe mich etwas vertan es sind 140gb. Wenn eine Bild karteiartspalte angelegt wird, verbergen sich oft und der Brief 5 Seiten enthält, verbergen sich oft in dieser einen Datei 5 gescannte dina 4 Seiten. Ich habe mir mal eine 3 Seiten beinhaltende Datei angesehen- Sie hatte 6 Mb also wäre eine Seite 2M, aber wie ich auf 300 kommen soll ? Mit 100 oder noch weniger dpi ?

[Charliechen]

Und wie funktioniert das mit dem PDF Drucken in die Datei ?? werden da für einen 6 Seiten Brief auch 6 Zeilen angelegt ? Oder kann ich die auch hier in einem Dokument mit einer Zeile in der Kartei zusammenfassen ?

[moose]

ScanSnap S1500
Einstellung:Farbe/Graustufen 150 dpi, Schwarzweiß 300 dpi
Duplexscan
alle Seiten in einer Datei als pdf.File
Wird mit drag und drop in die Kartei des Patienten gezogen, damit wird die Dateigröße klein gehalten
5 Seiten 264 kb s/w
Übrigens: Das Drucken direkt in die Datei geht auch, über den TMKartei Drucker Umweg, verursacht aber größeres Speichervoulmen

[Roland_Colberg]

Ich habe mich immer schon darüber gewundert, warum Turbomed eingescannte Dokumente als JPEG-Dateien speichert. Dieses Format ist gedacht und optimiert zur komprimierten Speicherung von Fotos (Personen, Landschaften etc.), aber nicht für Strichzeichnungen wie Briefen. Hier entstehen erstens unschöne Artefakte (ausgefranste Buchstaben) und zweitens wird kaum Speicherplatz gespart. Fast jedes andere Bildformat (PNG, GIF, PDF) ist wesentlich besser geeignet! Um die Artefakte zu vermeiden, ist bei Turbomed zudem wohl eine geringe Kompressionsstufe voreingestellt.

Wir machen es hier ähnlich wie moose: ScanSnap S1500 (kostet unter 500 Euro, scannt eine Din-A4-Seite beidseitig in 2-3 Sekunden), Speicherung als PDF schwarzweiß (die bunten Logos vom Krankenhaus interessieren mich weniger) in 150 DPI, ergibt ca. 20-30 kB pro Seite. Dieses PDF dann von Hand in die Karteikarte ziehen und sinnvoll benennen.

Noch ein Wort zur Datensicherung: mache ich hier ähnlich auf externe USB-Festplatten über Nacht. Eine Platte ist immer außerhalb der Praxis (falls diese abbrennt - könnte dann zwar schon 1-2 Tage alt sein, aber besser als nix...). Für wichtig halte ich auch eine adäquate Verschlüsselung der Platten für den Fall, dass mir z.B. das Auto aufgebrochen wird. Und besonders bei komprimierten Sicherungen würde ich regelmäßig eine Proberücksicherung machen.

[Kasimir]

... verbergen sich oft in dieser einen Datei 5 gescannte dina 4 Seiten...

Dann sind das doch eher tiff-Dateien, oder? Die sind immer sehr groß.
***
Meine jpg-Dateien werden mit 200 dpi in Graustufen gescannt.
Ja, es stimmt, die Qualität ist zwar als pdf-Datei besser als als jpg-Datei, zumindest, wenn ich mir das Dokument auf dem Bildschirm anschaue; wenn ich es aber ausdrucken muss für den Patienten oder so, dann ist die Qualität auf dem Papier hinreichend gut.
Der Vorteil, die Dokumente als jpg einzuscannen statt als pdf, liegt für mich in der Tatsache begründet, dass ich nur auf diese Art und Weise blitzschnell in der Karteikarte des Patienten durch alle Dokumente blättern kann. Mit PDF geht das nicht; ich möchte das aber nicht missen...

[Charliechen]

Frage an Kasimir: Könnten Si e mal nachsehen, wenn sie mit 200 dpi scannen, wie groß in KB oder MB dann eine Dina 4 Seite ist ?
Ich habe über 1MB bei 150 dpi jpeg udn auch auf Graustufen gestellt. Wie kann das denn ??
Was ich nun nicht versteh ist das mit dem shcnellen Durchblättern: kann ich mir die Dateien, wenn sie im PDF Format sind nicht genau so
schnell ansehen ??

[Charliechen]

Frage an Colberg:
1) Beruhigt mich, dass Sie das auch so machen wie ich. Meine Sorge ist nur, dass ich irgendwo mal einen Fehler in der Sicherung aber und ihn erst nach Monatne bemerke. Igrendwann sind dann alle Sicherungen mit dem Fehler überschrieben. Minimiert wird dieses Risiko dadurch nur, dass ich eine der 4 Platten nur alle 3 Monate verwende udn auf jeder Platte für jeden Wochentag eine Datei ist. Ich habe nachts immer alle Platten zu Huase, bis auf die eine in der Praxis. Morgens nehme ich eine mit in die Praxis udn abends die andere wieder mit nach Hause. Ein Tag Datenverlust kann ich aller schlimmsten Falls noch überleben. Aber ich habe nun die Sorge vor Komplettverlust, wenn ich mal irgendwann alle Sicherungen mit der "defekten" Sicherung überschrieben habe. Angeblich reicht Acronis hier nicht aus ?? Gibt es denn bei Acronis keine "Checksum" Prüfung ? Oder Rücksicherung mit VErgleich oder soetwas ? Ist das nur "Geldmacherei" wenn man damit Angst macht, oder ist es wirklich gefährlich sich hier auf Acronis zu verlassen ?
2) Wie sichere ich den eine USB Festplatte mit einem "Schlüssel" oder Code ? Blöde Frage - ich weiss ! Aber gibt es da ein Programm für ? Wie machen Sie das im Detail ?

[Roland_Colberg]

Meine Sorge ist nur, dass ich irgendwo mal einen Fehler in der Sicherung aber und ihn erst nach Monatne bemerke. Igrendwann sind dann alle Sicherungen mit dem Fehler überschrieben.

Acronis kenne ich nicht im Detail, aber es sollte eine Option zur Prüfung der DaSi geben. Das größte Risiko sind Festplattendefekte, ohne dass gleich die ganze Platte ausfällt. Das haben Sie aber schon durch die Verwendung mehrerer Platten minimiert.
Sie sollten aber auch regelmäßig eine DaSi von der USB-Platte z.B. auf den heimischen Rechner rücksichern, am besten in eine Turbomed-Installation. Denken Sie daran, dass dann auch dieser Rechner hochsensible Patientendaten enthält.

Wie sichere ich den eine USB Festplatte mit einem "Schlüssel" oder Code ? Blöde Frage - ich weiss ! Aber gibt es da ein Programm für ? Wie machen Sie das im Detail ?

Ich habe gute Erfahrungen mit Truecrypt. Kann eine ganze Festplatte transparent verschlüsseln, d.h. nach Eingabe des Passwortes erscheint sie als normales Laufwerk in Windows.

[Kasimir]

Frage an Kasimir: Könnten Si e mal nachsehen, wenn sie mit 200 dpi scannen, wie groß in KB oder MB dann eine Dina 4 Seite ist ?
Ich habe über 1MB bei 150 dpi jpeg udn auch auf Graustufen gestellt. Wie kann das denn ?? ...

Ich habe nochmal nachgeschaut: Eine normale DIN A4 Seite eines Krankenhausberichtes zum Beispiel ist um 280 kB groß.
Im Scann-Programm ist folgendes zusätzlich eingestellt (das mag bei Scannern von Firma zu Firma etwas anders heißen):
Scharfzeichnen : aus
Entrastern: ein
Staub und Kratzer reduzieren: ohne
Bildglättung: ohne
In der Histogramm-Einstellung ist für die Graustufen der Wert 80/163/222 eingestellt.

Und bei Turbomed habe ich unter "Dokumenten-und Bildverwaltung / Datei / weitere Speichereinstellungen" "Kompressionsfaktor 20" eingesellt.

Was ich nun nicht versteh ist das mit dem shcnellen Durchblättern: kann ich mir die Dateien, wenn sie im PDF Format sind nicht genau so
schnell ansehen ??

Wenn Sie PDF-Dateien in der Patienten-Karteikarte haben, können Sie zwar innerhalb der einzelnen Datei die einzelnen Seiten durchblättern, aber Sie müssen, wenn Sie aus irgendeinem Grund mehrere Dateien durchsuchen müssen, jede einzelne PDF-Datei extra anklicken. Bei JPG-Dateien müssen Sie das nicht, sie können mit "Bild hoch" oder "Bild runter" innerhalb der Karteikarte, wenn Sie erstmal eine JPG-Datei angeklickt haben, von der ersten bis zur letzten Datei des Patienten durchblättern, die Dateien öffnen sich praktisch automatisch...

Wie sichere ich den eine USB Festplatte mit einem "Schlüssel" oder Code ?

Ich benutze hier "Steganos Safe".
Meiner Meinung nach ist es etwas einfacher bedienbar als Truecrypt.
Auf der Heft-CD der neuesten "PC-Welt" gibts das Programm kostenlos.
Ich verschlüssele die Dokumente übrigens nicht nur auf der Datensicherungs-Festplatte oder dem Stick, sondern auch ich habe so einen Safe auch regulär eingerichtet für die Praxis-PCs. Denn sonst sind die eingescannten Dokumente ja ungeschützt auf der dortigen Festplatte, unangenehm, falls in der Praxis eingebrochen und der PC geklaut wird.

[Charliechen]

Vielen dank an alle, insbesondere Colberg und Kasimir!
An Kasimir noch einmal-
Das hört sich sehr praktisch an mit Pfeil hoch und runter ohne anklicken alles durchzublättern. werde ich gleich morgen mal testen ! Bei meinen tif Datein ist das so, dass ein 20 Seitiger Reha Bericht zum Beispiel nur mit einem Punkt und einer Zeile abgelegt ist in der Kartei. Wie ist das bei jpg oder pdf --muss ich da für jede gescannte Seite ein eigene Zeile in der Kartei anlegen ?

[Kasimir]

Vielen dank an alle, insbesondere Colberg und Kasimir!
An Kasimir noch einmal-...Wie ist das bei jpg oder pdf --muss ich da für jede gescannte Seite ein eigene Zeile in der Kartei anlegen ?

Bei jpg: Ja, bei den anderen :Nein


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