Die E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen (deutschen) Unternehmen, die steuerbar und nicht nach §4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Ausgenommen sind u. a. Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 250,00 nicht übersteigt, und Fahrausweise.
Die Neuregelung hat im wesentlichen zwei unterschiedliche Aspekte: Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Ein E-Rechnung kann prinzipiell entweder aus einer einzigen Datei im XML-Format bestehen oder ein sogenanntes hybrides Format (bspw. ZUGFeRD) verwenden. Von einem hybriden Format spricht man, wenn die eigentliche E-Rechnung (XML-Format) in eine PDF-Datei - beim ZUGFeRD-Format bspw. in eine Datei im PDF/A-3-Format - eingebettet ist - vergleichbar mit einer Datei, die an eine E-Mail angehängt ist.
Die XML-Datie ist der Teil der Rechnung, der von Computer-Programmen automatisiert verarbeitet werden kann. Sie ist für den Menschen nur mit entsprechenden Kenntnissen und Tools lesbar und verständlich. Anders ist das mit den hybriden Formaten, weil die PDF-Datei ganz einfach geöffnet und dann gelesen werden kann.
Eingangsrechnungen müssen grundsätzlich immer in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (Ausnahme: Ersetzendes Scannen). Gemäß der neuen Vorgaben müssen daher alle Unternehmer seit 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in den gültigen E-Rechnungsformaten zu empfangen. In der Regel ist hierfür nur eine E-Mail-Adresse erforderlich. Es empfiehlt sich für eingehende E-Rechnungen eine gesonderte E-Mail-Adresse einzurichten und diese den Lieferanten mitzuteilen. Prolematisch wird die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen, wenn lediglich eine XML-Datei übermittelt wird. Um diese sinnvoll handhaben zu können, sind Werkzeuge erforderlich, die die XML-Datei in veständlicher Weise visualisieren. Ein Beispiel für eine solches Tool ist der kostenlose Quba Viewer (
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Für Ausgangsrechnungen gilt: Eine Ausgangsrechnung muss aktuell nur dann in einem gültigen E-Rechnungsformat versendet werden, wenn der Empfänger das wünscht. Ist der Empfänger auch mit der Ausstellung einer sogenannten sonstigen Rechnung (bspw. einfach PDF- oder Papierrechnung) einverstanden, ist es bis Ende 2026 auch zulässig, eine solche zu verschicken. Und wenn der Umsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Jahr (2026) weniger als EUR 800.000 betragen hat, kann er sogar bis Ende 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen - immer vorausgesetzt der Rechnungsempfänger ist damit einverstanden. Spätestens zum 01.01.2028 fallen dann aber all diese Übergangsregelungen weg und die Ausstellung einer E-Rechnung wird verpflichtend - ohne Ausnahme.
Es ist also mitnichten erforderlich, kostenpflichtige Lösungen der Steuerberatungs-Software-Hersteller oder anderer Anbieter zu nutzen - weder für Eingangs- noch für Ausgsangsrechnungen. Insbesondere was mögliche Konflikte mit der DSGVO angeht, wäre ich hier vorsichtig.
Wichtig ist mir an dieser Stelle darauf hinzuweisen, dass neben der Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, auch gewährleistet sein muss, dass sowohl die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen so aufbewahrt werden, dass Manipulationen ausgeschlossen sind (Sichworte Authentizität und Integrität).
Und weil ich weder Stuerberater noch Anwalt bin, weise ich der Vollständigkeit auch noch einmal darauf hin, dass ich für alles, was ich oben geschrieben habe, keinerlei Haftung für dessen Richtigkeit im Sinne der Steuergesetzgebung übernehme.
| ! | Nachricht von: FortiSecond |
| Link zum Quba-Viewer entfernt, auch wenn es sich augenscheinlich um ein seriöses Produkt handelt. Grund für Entfernung ist lediglich eine unklare Formulierung in den dortigen Datenschutzinformationen. Der Anbieter wird natürlich informiert, weil das eher eine Kleinigkeit ist. |