Optimales Scannen

[Charliechen]

Liebe Kollegen!

Mich hat nun auch der Personal- Fachkräftemangel eiskalt erwischt. Meine langjährigen MFA haben alle gleichzeitig gekündigt, da es ihnen alles viel zu stressig war. Meine Frau ist zum Glück auch MFA und kann (hoffentlich) nicht auch noch fliehen.
Wir haben zuletzt viel Zeit damit verbracht, Schubkarren voller Arztberichte, die ein Hausarzt jeden Tag so bekommt, zu digitalisieren. Wir haben einen richtig guten zuverlässigen modernen Dokumentenscanner. Der ist überhaupt kein Problem. Er zieht wunderbar schnell ganze Stapel durch und verhäddert sich nicht einmal bei dünnem Durchschlagspapier oder kleineren Formaten: Perfekt!!: Ganze Schiebbare in einer Minute als eine zusammenhängende PDF "digitalisiert".
Aber man kann ja wohl nicht so einfach aus einem Mischmaschstapel der gesamten Schubkarre am Abend mal einzelne Berichte zaubern (also die Gesamt - PDF zu einzelnen Berichten trennen, da ja eine einzige ganze PDF-Datei für die ganze Schubkarre voller Berichte erzeugt wurde). Also muss man aus der Schubkarre wohl jeden einzelnen Arztbericht herausholen, alles einzeln scannen, dann in jeden einzelnen Patienten mit Geburtsdatum oder Name in die Kartei gehen (Wenn wir nur die ersten beiden Buchstaben des Namen eingeben oder das Geburtsdatum, werden zu viele Patienten zur Auswahl angegeben, was zu großem Gesuche führt), dann in die Kartei ziehen, drucken oder speichern und dann benennen mit zB. "Röntgen Thorax vom 15.09.2023". Dafür habe ich nun schlichtweg kein Personal mehr. Das dauert Stunden bei großen Mengen! Ich denke immer wieder nach, wie man die Abläufe hier beschleunigen könnte. Welchen Weg könnte es geben, es schneller zu machen?
Ich würde auch Abstriche in Sachen "Komfort beim späteren Auffinden" oder "Eindeutigem benennen" eingehen (ZB anstelle Rö Thorax vom 15.9.2023 nur- "Rö-Befund" oder notfalls "Befund"). Aber zumindest, muss das Dokument ja den Weg in die individuelle Patientenakte finden. Mir kommen Gedanken, wie Sprachbefehle (ähnlich Alexa), wie "Suche Patient XY" bis hin zu Texterkennung und automatischen Benennung von Dokumenten. Notfalls auch gar nicht mehr mit Turbomed zu arbeiten,- nur wenn es um die gescannten Dokumente geht- und die Dokumente in einem anderen Archiv zu sammeln, was das alles besser kann und zB. per Sprachbefehl arbeiten kann. Dann müsste ich eben beim Aufrufen von Patienten im Sprechzimmer, Turbomed für meine Dokumentation und Abrechnung öffnen und ein anderes Archivprogramm für die Dokumente? Lästig, aber was soll man machen, wenn sonst keine Zeit zum Zuordnen in Turbomed Karteikarten ist. Könnte ich auch mit leben. - Aber so richtig komme ich nicht weiter.
Wie machen Sie das? Wer hatte das gleiche Problem und es geschafft, die Abläufe zu beschleunigen? Ich habe keine MFA mehr, die sagen kann: "So, ich gehe dann mal scannen und bi erstmal weg" bevor sie für eine Stunde im Keller verschwunden ist. Ich bin froh, wenn ich überhaupt noch eine habe, die ans Telefon gehen kann!

Ganz leiben Dank und liebe Grüße,
Charliechen.

[RAMöller]

Die Lösung gibt es rein hypothetisch schon:
Theoretisch wäre es mit KIM automatisch in der Kartei, praktisch ist der Empfang bei 50% der Absender problematisch und muss manuell in die Kartei gezogen oder gedruckt werden, also irgendwie teurer Nonsense.
Faxe kann man immerhin digital empfangen, und dann wieder ziehen oder mit TMDrucker bearbeiten.
Dadurch haben wir nur noch 3 Kubikmeter Abfall im Quartal.
Die Benennung des Dokumentes erspare ich mir bei irrelevanten Befunden und nehme den vorgeschlagenen Dokumentennamen, relevante werden selbstverständlich exakt benannt. Die Nachfrage richtet sich ohnehin meistens nach den letzten Vorgängen.
Bei umfangreicheren Anfragen suche ich direkt im Turbomedverzeichnis/Dokumente mit dem Geburtsdatum (natürlich rückwärts geschrieben) nach den Dokus.
Automatische Texterkennung und Verarbeitung ist abhängig von der Qualität, ob sich das lohnt oder Zeit erspart? Im Scanzentrum der Post sitzen reichlich Menschen, die damit beschäftigt sind, den Output zu korrigieren. Da finde ich eine funktionierende KI(M) besser.
Und last but not least: Alles landet zunächst auf meinen Tisch und dann im Speicher zwischen meinen beiden Ohren.

[SFeu]

Hallo Charliechen,

…also wenn alle meine MFAs kündigen würden, könnte ich mir die goldene Kugel geben. Das tut das mir sehr leid. Wir haben 2008 begonnen zu scannen und tun das konsequent jeden Tag. Was an Papier/Briefen/Faxen/Befunden so jeden Tag anfällt, ist enorm- im Durchschnitt 20 Befunde/Briefe täglich, manchmal mehr. Und es werden immer mehr.
Wir hatten eine Hilfskraft (meinen Sohn) angestellt, der in den Schul/Semesterferien innerhalb kurzer Zeit die riesigen Stapel weggescannt hat (jeden Befund einzeln, beschriftet und als durchsuchbare PDF in die Karteikarte gezogen).
So würde ich das an Ihrer Stelle machen. Aus riesigen PDFs die Einzelbefunde rauszuziehen, denke ich, würde länger dauern und wäre mir zu aufwendig.

Grüße!

[c-it]

... einige Scanner (z.B. Canon) erlauben das Erstellen von Profilen, welche dann an eine
Scannertaste gebunden werden können. So kann man als Profil Scannen und Drucken auf
TMKartei anlegen und damit bei geöffneten Patienten den Entlassungsbrief mit einem Knopf
in die Kartei befördern (o.k. Namensgebung bleibt noch).
Ich denke mehr technische Intelligenz ist nicht zu erwarten ...
Mit einem "echten" eArztbrief geht das natürlich auch mit einem Mausklick, leider gibt es noch
zu viele "KIM eMails", die in diesem Fall deutlich aufwändiger sind.

Schönen Tag
c-it

[Charliechen]

Ganz leben Dank schon mal!
1) Wenn man Schüler zum scannen aktiviert (habe ich auch schon drüber nachgedacht- eine gute MFA, die extrem selten geworden ist, wäre zu schade dafür zum verheizen), sehe ich noch Probleme mit der Schweigepflicht: Immerhin bekommen Sie nicht nur hier und da mal ws mit, sondern sehen jeden Tag Berge von Befunden. Ich bin mir nicht sicher, wenn solche Schüler ohne Ausbildungsvertrag oder Praktikumsvertrag einfach zum Scannen eingesetzt würden, ob es mit einer kurzen unterschriebenen Belehrung bzgl der Schweigepflicht getan ist? Deshalb habe ich bisher nur darüber nachgedacht, hatte aber Hemmungen, es umzusetzen.
2) Es muss doch in Zeiten von künstlicher Intelligenz irgendein Programm geben, welches nicht nur Texterkennung kann. Es dürfte doch nicht so schwierig sein, in dem einmal erkennten Text auch Namen oder zumindest Geburtsdaten zu erkennen. Das Programm müsste doch einfach nur erkennen: "Sind da irgendwo 6 oder 8 Zahlen hintereinander, mit einem Punkt getrennt alle 2 oder 4 Zahlen und steht es oben im ersten 1/4 der Gesamtworte", dann ist es ein Geburtsdatum. Oder: "stehen dort irgendwo 2 Worte, die nicht im Duden, aber im Namenverzeichnis vorkommen, dann ist es ein Name". Irgendwie kann ein Mensch ja auch in einem Bericht herausfinden, was von den ganzen Worten und Zahlen in einem Dokument ein Name und was ein Geburtsdatum ist. Und was ein Mensch in solchen Situationen kann, sollte doch eine Maschine erstrecht können heutzutage, insbesondere weil das ja nur Algorithmen sind und weil das keinerlei menschliche Kreativität erfordert. Ich kann mir kaum vorstellen, dass solch ein Archivierungssystem weltweit noch nicht erfunden wurde. Sonst sollte man es mal schleunigst erfinden und ein Patent darauf anmelden!
Ich hätte gar kein Problem damit, Turbomed nur für die Abrechnung und Diagnosenund eigene Dokumentation zu verwenden, Berichte aber in einem getrennten System zu verhalten. Man muss dann zwar bei vielen Patienten in der Sprechstunde immer den Patienten in Turbomed aufrufen (Vorname und Nachname in das Suchfeld eingeben und F3 drücken) und das gleiche auch noch mal in einem anderen Programm (dem Archivierungsprogramm) - wäre aber das geringe Übel!

[c-it]

...
Das Programm müsste doch einfach nur erkennen: "Sind da irgendwo 6 oder 8 Zahlen hintereinander, mit einem Punkt getrennt alle 2 oder 4 Zahlen und steht es oben im ersten 1/4 der Gesamtworte", dann ist es ein Geburtsdatum.

z.B. ==>> Berlin, den 01.10.2023

...
Und was ein Mensch in solchen Situationen kann, sollte doch eine Maschine erstrecht können heutzutage, insbesondere weil das ja nur Algorithmen sind und weil das keinerlei menschliche Kreativität erfordert.

IMHO ist genau das die menschliche Kreativität, welche von Maschinen eben NICHT kopiert werden kann.

Schönen Feiertag
c-it

[Nervenarzt]

... tun das konsequent jeden Tag. Was an Papier/Briefen/Faxen/Befunden so jeden Tag anfällt, ist enorm- im Durchschnitt 20 Befunde/Briefe täglich,
...jeden Befund einzeln, beschriftet und als durchsuchbare PDF in die Karteikarte gezogen ...
So würde ich das an Ihrer Stelle machen. Aus riesigen PDFs die Einzelbefunde rauszuziehen, denke ich, würde länger dauern und wäre mir zu aufwendig.

Genauso mache ich das, auch wenn ich nicht täglich 20 Berichte habe.
Ich scanne mit einem Fujitsu ScanSnap ix1600 schnell unr mit verschiedenen Profilen (z.B. direkt in die Karteikarte oder direkt zum Faxen). OCR kann der auch bzw, das mitgelieferte Programm. Das war eine der besten Anschaffungen, die ich gemacht habe .

[SFeu]

Ich scanne mit einem Fujitsu ScanSnap ix1600

Genau den haben wir auch. Tolles, schnelles Teil. Manchmal hat er "Walzenprobleme". In einer der letzten c't-Ausgaben wurden
der Canon DR-S510 oder der HP Scanjet Pro N400 empfohlen, einer von denen wird unser Nächster.

[RAMöller]

Das ist ein völlig normaler Abnutzungsprozess wie bei Autoreifen
Walzenprobleme können nach 100.000 Seiten beim Scansnap auftreten. Also nach 3-5 Jahren 50-100 Seiten am Tag.....oder 30.000 Meter Papier, .halbe Tonne..... Dann kann man für ein paar Euro die Gummirolle ganz einfach wechseln.

[Landarzt21]

Ich kann nur empfehlen sich ggf. sich auch professionelle Dokumentenscanner aunzuschauen. Andere Preisklasse aber damit sind auch größere Aktenberge kein Problem. Z.b. Kodak Alaris s2085f, Da macht es fast schon spass zu scannen

[RAMöller]

Kodak Alaris s2085f für 2,4K€ klingt schon interessant, 800.000 Seiten sind fast der halbe Regenwald. Wir hätten dann 20-40 Jahre Freude daran. Ist dann doch eher was für etwas größere Einrichtungen.

[Landarzt21]

Also ich hatte ein komplettes Praxisarchiv zu scannen, war nach reduktion auf die letzten 10 Jahre immer noch 80 -90 tsd Seiten. War mein bester kauf. nach den Erfahrungen jetzt auch aus dem Alltag würde ich an der Stelle nicht sparen. Wir bekommen täglich so ca 30 briefe, wenn man da mal weil viel zu tun ist nicht jeden tag abarbeitet kommen mal schnell 50 oder auch mehr zusammen. Mit dem Gerät ist es eine Sache von minuten. Einzig die Zuordnung zur Patientennummer macht vorbereitend eine Helferin beim Auspacken des Briefes, stimmt die nicht funktioniert die ganze Ablage nicht. Und da es sich ja um eine Praxisinvestition handelt kann man die Kosten, wenn auch verteilt ja absetzen. Wenn ich die ersparte Zeit rechne, würde und das ist kleingerechnet schätzen pro tag 10-12 minuten wäre es pro woche 1 h. Also ca 50h im Jahr mal fr faktor x den man für helferinnen oder eigene Zeit ansetzen will und den ersparten Frust rechnet sich das nach paar Jahren.
Wollte es nur als Denkanstoss geben, da ich mir jedesmal wenn ich mit dem Teil arbeite denke - beste Investition ever....
Wobei noch eine spezielle Software dazukommt die auch nocjmal kostet dies noch komfortabler macht

[TMUser2015]

Wir benutzen ältere Fujitsu ScanSnap 6130. Die gibt es immer mal refurbished für ca. 300 Euro. Echte Arbeitstiere.

An der Rezeption steht ein Scanner an jedem Platz. Alles wird sofort eingescannt. Dafür muss man auf einen Knopf am Scanner drücken. Dann wird das Dokument gescannt und gleichzeitig wird der Text per OCR erkannt. Ich habe eine kleine .bat geschrieben, die das Dokument per TMKartei in den aktuell offenen Patienten übergibt. Die .bat musste in .exe umbenannt werden, wird aber trotzdem vom Scanner akzeptiert. Die eingescannte Datei wird danach per Makro vernünftig umbenannt.

Das ganze dauert nur wenige Sekunden. Die lesbaren PDF sind klein und ich kann Text daraus kopieren für die Zusammenfassung.

Als PDF-Viewer benutze ich Sumatra. Hier kann man einstellen, dass PDF per Escape geschlossen werden. Das passt zum Workflow in Turbomed.

Weiterhin kann man die PDF in dem mitgelieferten Programm von Fujitsu öffnen (ScandAll Pro) und Seiten löschen. etc. Das lässt sich wiederum im Menü von Sumatra hinterlegen.

[Nervenarzt]

@TMUser2015
Können Sie mir mehr Informationen über ihre Einbindung in TM bzw. Sumatra geben ?

[Charliechen]

Danke für die vielen Tipps. Das Hauptproblem bleibt wohl:
- Man muss jeden Bericht einzeln scannen, damit die Patienten getrennt werden.
- Man muss den Namen des Patienten eingeben in die Praxis EDV und irgendwie jeden einzelnen Patienten finden (die Nummer aus der EDV kann ja in keinem externen Bericht stehen). Bei häufigen Namen, wie Müller oder Meier, Lehrergattinnen mit Doppelnamen, ausländischen Mitmenschen, Zusätzen wie "van", "von", "von der" oder "van der" oft Probleme).
- Man muss irgendwie logisch und sinnvoll den Befund beschriften (z.B. "Krankenhausentlassung der XY Klinik, Chirurgie, vom 01.01.2023" - oft aufwändig es so zu beschriften, dass man es auch mal wiederfinden kann.

Ich habe gehofft, dass es da schon intelligentere Systeme gibt, nach dem Motto: 50 Berichte aller Patienten zusammen in den Scanner, einmal auf den Knopf und alles ist digitalisiert. Das geht ja auch- ist dann aber weder getrennt, noch zugeordnet oder beschriftet.
Ein Problem scheint zumindest doch wohl lösbar: Es gibt wohl Systeme, die erkennen durch einen Stopcode oder eingelegte farbige Seiten eine Trennung. So kann man beim abendlichen Lesen der Post einfach z.B. eine wiederverwertbare rote Seite oder einen Code zwischenlegen, wenn ein Bericht zu Ende ist und der nächste Patient/Bericht dran ist: Der Scanner jagt dann alles im Stapel durch, produziert aber nach Patienten getrennte verschiedene PDF Dateien, die jeweils nicht nur eine Seite (das gibt es auch) sondern jeweils wirklich nach Patienten getrennte komplette Berichte enthalten.
Ich habe gehofft, dass es schon intelligente Software gibt, die herausfindet, was Geburtsdatum oder Name ist und dieses dann per GDT in die Akten schiebt. Wohl Zukunftsmusik! Wäre auch wohl zu unsicher: Falls was in der falschen Akte landet, kann das ja auch mal zu Missverständnissen mit gravierenden Folgen führen.
Ich habe festgestellt, dass sich einige Monate mit Texterkennung und indizierter Suchfunktion auf zB. dem Finder eines iMac mit meinem: "Alles im Stapel scannen ohne zu trennen" ganz gut arbeiten lässt. Wenn ich nach Namen im Verzeichnis suche, finde ich auch die Berichte. Aber das wird wohl kaum über Jahre so klappen, wenn tausende und abertausende von Berichte einfach kreuz und quer liegen. Ganze Akten auszudrucken, wenn Patienten mal den Arzt wechseln, wäre gruselig, wenn man so alles zusammensuchen müsste. Etwas Abhilfe könnte schaffen, wenn man alle 5 Jahre ein neues Scannverzeichnis anlegt, in dem dann wiederum jährlich ein Unterverzeichnis ist und in dem dann wiederum alle 1 Monate ein neues Verzeichnis ist. Wenn man dann ungefähr weiß, in welchen Zeitraum der gesuchte Bericht fällt, kann man so besser suchen, als einfach immer den ganzen indizierten Scanordner nach Nachnamen zu durchzusuchen. Und so leicht ist es ja selbst in gut gefüllten Einzelordnern, die dem Patienten in der Kartei zugeordnet sind auch nicht, immer schnell einen Befund zu finden. Und ehrlich gesagt machen meine MFA auch mal gerne Fehler bei der Zuordnung.
Ich überlege, ob letzteres Verfahren im Zusammenhang mit der automatischen Trennung durch Einlegeblätter eine Lösung wäre. Dann wäre es weiterhin nur eine Minute am Tag, einfach den Stapel durchzuziehen. Das Zwischenlegen der Trenn-Blätter und diese nachher zur Wiederverwertung wieder rauszuholen dürfte beim Lesen und nach dem Scannen einfach schnelles Beiwerk sein, wenn man die Trennblätter leicht größer gestaltet, damit Sie im Stapel leicht rauszufischen sind.
Alles nur Überlegungen... Bisher bin ich noch zu keiner Lösung gekommen.