Hotkey zum Versand von Emails

[Buldmann]

Hallo,

in unserer Praxis wickeln wir zunehmend einfache Mitteillungen an Patienten (z.B. Laborwerte) per Mail ab. Dafür setzen wir das Programm Auto Hot Key an. Mit wenig Aufwand haben wir es so eingerichtet, dass wir einen markierten Textteil in der Karteikarte dann mit einem Hotkey ausführen und schon ist in Outlook die Mail fertig erstellt, in korrekter Formatierung und mit einer Signatur versehen - das finde ich sehr elegant und empfehle es zu Nachahmung...

Gruß

Jörn Buldmann

[EXEWERKER]

Lt. BÄK ist das nicht zulässsig, weil die Daten auf Providerservern unverschlüsselt lagern, auch wenn sie verschlüsselt übertragen worden wären:

"Übermittelt der Arzt patientenbezogene Daten über ein öffentliches Datennetz (Internet), so ist sicherzustellen, dass der Zugriff Unbefugter auf die Dokumente ausgeschlossen ist. Die zu übermittelnden Daten sollten daher durch ein hinreichend sicheres Verfahren verschlüsselt werden (vgl. Abschnitt 5 der Technischen Anlage). Zur Sicherung der Authentizität ist insbesondere die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur geeignet."

Ohne eine Schweigepflichtsentbindung geht da nichts.

[Buldmann]

Hallo,

selbstverständlich haben wir uns bei der Laboruntersuchung eine schriftliche Einverständniserklärung für die Mailbenachrichtigung durch die Patienten geben lassen.
Darüber hinaus hat sich die Arbeit mit AUTOHOTKEY sehr bewährt, der Versand von Befundmitteilung per Mail aus Turbomed heraus geht blitzschnell und zuverlässig.
Wir benutzen dieses Programm zunehmend auch für andere Anwendungen z. B. Faxe archivieren, Scans richtig zuordnen usw.

Gruß
Buldmann

[Forti]

Aus meiner täglichen Praxis im Bereich Datensicherheit in einer Bundesbehörde im Zusammenhang mit Sozialdaten möchte ich dazu anmerken:

Im Rahmen der Schweigepflichtentbindung oder Übermittlungsbefugnis ist der Betreffende umfassend und in verständlicher Sprache aktiv zu informieren, was mit den Daten geschieht und welche "was passieren kann".
Erst wenn der Betreffende dies erkennbar verstanden hat, ist davon auszugehen, dass ein hinreichendes Einverständnis erklärt werden kann.
Mit diesem Einverständnis werden Sozialdaten, die über Terminvereinbarung (ohne Nennung des Themas) und Kontaktdaten nur per sicherer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übertragen. Das bedeutet, dass beidseitig eine "richtige" Verschlüsselungslösung implementiert sein muss - also mit kompletter PKI-Infrastruktur.

Ist dies nicht der Fall, ist von Offenbarung auszugehen, die bei angemessener Belehrung nur wenige Patienten akzeptieren würden:
- Transportweg Praxis -> Mailserver: SSL-Verschlüsselt oder "nur" TLS oder gar überhaupt nicht + Anmeldung am Mailserver mit verschlüsselter Passwortübermittlung (STARTTLS etc.)?
- Mailserver: Zwischenspeicherung unverschlüsselt (Spool-Datei)?
- Mailserver zu Empfangsserver: SSL? TLS? Gar nicht? Hier wird es schwierig, wenn man nicht die Providereigenschaften kennt und z.B. noch nicht die maillog bei einer Testübertragung gelesen hat
- Übermittlung Zielserver zum Patienten: Siehe Transportweg Praxis. Webmail SSL-verschlüsselt? Passwort nicht zu einfach etc.?

Anders ausgedrückt: Wäre IHR Patient einverstanden, wenn Sie Laborwerte und/oder Diagnosen per Postkarte versenden? Oder würde er erlauben, ein gefaltetes DIN-A5-Sicherheitspapier jemandem von der Straße in die Hand zu drücken mit der Bitte, das dem Patienten zuzustellen?

Ungeachtet dessen: Sie als Offenbarender dürfen nicht annehmen, dass Patient die Gefährdungslage beurteilen kann. Sie müssen sicher sein, im Rahmen der technischen Möglichkeiten und eigenem Aktionsradius die abgesicherte Übertragung zu kontrollieren und sicherzustellen.

Tipp: Besser bleiben lassen!
WENN Pat. ein Rezept per Mail bestellen: Nicht Ihr Problem. Wenn Sie berechtigt das Einverständnis zur Antwort unterstellen und zurückschreiben, dass ein Rezept bereitliegt: Gut. Falls Sie dabei aber die Mail inkl. der vom Pat. übermittelten Medikamentendaten (als Zitat) drunter stehen lassen: §203 lässt grüßen...

Sieht das jemand lockerer?

[EXEWERKER]

Das Problem ist einfach, dass es durch die Richtlinien ausgeschlossen wird, Daten so zu übermitteln. Dabei spielt die praktische Sicherheit gar keine Rolle, also PGP , PKI sind zwar sicher, aber eigentlich nicht regelkonform. Mit dem Einverständnis der Patienten kann man dies vielleicht verbessern, aber Risiken bleiben. Im Zweifelsfall ist von einer Offenlegung auszugehen, was ganz teuer werden kann.

[Forti]

EXAKT.

Wer mehr wissen will, ohne durch Paragraphen abgelenkt zu werden:

http://www.zwp-online.info/de/fachgebie ... -dvt-daten

Datenschutz bei Übersendung via Internet

Bei der Übersendung der Röntgenbilder via Internet müssen die involvierten Ärzte neben den Anforderungen an die ärztliche Schweigepflicht auch datenschutzrechtliche Be­stim­mungen beachten. Grundsätzlich sind (Zahn-)Ärzte in Fällen der Mit- und Nachbehandlung gegenüber den involvierten Ärzten von der ärztlichen Schweigepflicht befreit. Denn hier ist regelmäßig eine stillschweigende Einwilligung des Patienten anzunehmen. Werden Röntgenbilder per elektronischer Datenübertragung übermittelt, ist der Datenschutz und die Datensicherheit sicher­zustellen. Ziel dieser Pflichten ist die Gewährleistung von Ver­traulichkeit und Unversehrtheit der Daten. Die Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherheit müssen dem jeweiligen Stand der Technik entsprechen. Die Konferenz der Daten­schutz­beauf­tragten des Bundes und der Länder haben in dem Arbeitspapier „Datenschutz und Telemedizin“ die folgenden neun Anforde­run­gen an Medizinnetze definiert:

1. Vertraulichkeit

Der Arzt muss die Vertraulichkeit der erhobenen, gespeicherten, übermittelten oder sonst verarbeiteten Daten gewährleisten. Anders ausgedrückt: Nur befugte Personen dürfen die personenbezogenen Daten einsehen. Dies ist durch eine Verschlüs­selungsmethode zu gewährleisten, die dem jeweiligen Stand der Technik entspricht.

2. Authentizität (Zurechenbarkeit)

Die Authentizität der Daten muss gewährleistet sein. Dies kann durch eine elektronische Signatur und die Nutzung eines Zeitstempels geschehen.

3. Integrität

Mit der elektronischen Signatur wird gleichzeitig die Echtheit, Korrektheit und Vollständigkeit des Dokumenteninhalts bescheinigt, da der Signaturvorgang eine bewusste Handlung vom Signierenden erfordert.

4. Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit der Daten muss gewährleistet sein. Konkret heißt das, dass die Daten zeitgerecht zur Verfügung stehen müssen und ordnungsgemäß verarbeitet werden können. Dafür müssen selbstverständlich alle Beteiligten über die jeweils nötigen technischen Voraussetzungen verfügen.


5. Revisionsfähigkeit

Die Revisionsfähigkeit der Daten muss gewährleistet sein. Das heißt, dass man die Verarbeitungsprozesse lückenlos nach­vollziehen und auch feststellen kann, wer wann welche patientenbezogenen Daten auf welche Weise verarbeitet hat. Grund­voraussetzung ist hier ebenfalls die elektronische Sig­na­tur. Denn der Inhalt eines elektronisch signierten Doku­ments lässt sich nicht ohne Verletzung der elektronischen Signatur verändern.

6. Validität

Die Validität der Daten muss zudem gewährleistet sein. Diese Forderung betrifft insbesondere die Bilddaten, bei denen es auf Qualitätsmerkmale wie Bildauflösung und Farbechtheit ­ankommt. Die Validität wird von der Integrität nicht umfasst. Daten können zwar integer im Sinne von vollständig und un­versehrt sein, gleichzeitig können sie jedoch unzureichend für medizinische Nutzungszwecke sein, weil es ihnen an Darstellungs­qualität und Aktualität mangelt.

7. Rechtssicherheit

Für jeden Verarbeitungsvorgang und dessen Ergebnisse ist der Ver­ursachende bzw. Verantwortliche beweiskräftig nachweispflichtig. Die Voraussetzung für die Rechtssicherheit ist die Revisionsfähig­keit und damit auch das elektronische Signieren eines jeden pa­tientenbezogenen Dokuments. Damit eine elektronische Signatur rechtsverbindlich einer verantwortlichen Person zugeordnet werden kann, bedarf es einer sogenannten qualifizierten Signatur – eine gewöhnliche elektronische Signatur reicht hierzu nicht aus.

8. Nicht-Abstreitbarkeit von Datenübermittlungen

Die Nicht-Abstreitbarkeit des Sendens und Empfangens von patientenbezogenen Dokumenten muss gewährleistet sein. Und zwar in beide denkbaren Richtungen: Einerseits muss der Sen­der eines patientenbezogenen Dokuments sicher sein können, dass das Dokument seinen Empfänger auch wirklich erreicht hat. Dabei darf der Sender nicht abstreiten können, genau dieses Dokument an genau den Empfänger gesendet zu haben. Anderer­seits muss der Empfänger eines patientenbezogenen Dokuments sicher sein können, genau dieses von einem bestimmten Sender empfangen zu haben. Auch er darf nicht abstreiten können, genau das Dokument von einem bestimmten Sender empfangen zu haben. Hier kommt das sogenannte Quittungsverfahren zum Einsatz. Hierbei bestätigen sich Sender und Empfänger auf quali­fizierte Weise, dass das empfangene Dokument vom Sender stammt und der Empfänger genau dieses Dokument empfangen hat.

9. Nutzungsfestlegung

Medizinische Datenverarbeitungssysteme müssen einen differenzierten Nutzerzugang ermöglichen. Im Einzelnen heißt das: Das System lässt für jedes patientenbezogene Dokument die Definition des ­Nutzerkreises sowie die Festlegung von abgestuften Nutzungsrechten und Nutzungsausschlüssen zu.

Gute Nacht

[nmndoc]

Technisch kann der Versand so gelöst werden, dass die E-Mails bereits im Zuständigkeitsbereich des Absenders (Praxis) automatisch verschlüsselt (und ggf. signiert) werden und dem Empfänger so dann zugestellt werden. Somit ist sichergestellt, dass die E-Mail nur von berechtigten Personen gelesen werden kann. Damit sind dann auch die Themen externe Provider, Mailspool TLS ja/nein, … erledigt.
Neben der Verschlüsselung an PGP Schlüssel oder S/MIME-Zertifikate, bietet das System auch weitere Mechanismen, da gerade im Bereich Endkunden/Endanwender oft bisher keine entsprechende Technik auf Empfängerseite vorhanden ist. Im Wesentlichen sind das

a) Konvertierung der gesamten Mail inkl. Anhänge in ein verschlüsseltes PDF
b) Verschlüsselte Zustellung in eine Art Webmailbox

Das Kennwort kann jeweils initial festgelegt werden oder der Anwender vergibt es sich selbst (bzw. ändert es).

[Buldmann]

Liebe Kollegen, nicht so aufgeregt...

Was ich per Mail den Patienten mitteile, sind keine direkten Daten, sondern nur z.B. die Info: "Labor ist gut" oder "noch mal deswegen in die Sprechstunde kommen" oder "Dosierung kann so bleiben" oder in dieser Art.

Dafür spart mir die Auto Hot Keys extrem viele Schritte - und nur darum ging es mir. TM ist in manchen Programmpunkten so schwierig und unhandlich, dass ich mir auch da schon einige Hilfen gebaut habe...

Gruß

Buldmann